企画書の書き方｜仕事を持ち込むときに、相手が社内で回せる1枚

企画書の書き方は「自分がいない場で、相手が説明できるか」で決まる

先に答えを書きます。企画書は、次の形で1枚にまとめます。

• 1行目は、自分の紹介ではなく、相手が打ち合わせで言った困りごとにする
• 欄は6つ（困りごと／なぜ今か／やること／やらないこと／費用と期間／決めてほしいこと）にする
• 書く前の打ち合わせで、困りごと・時期・決める人・費用の4つを聞いておく
• 費用は総額だけにせず、作業ごとに分ける

以下、その理由と、そのまま使える文例を順に書きます。

「企画書 書き方」で調べる人の中には、立派な企画書が作れない自分は、まだ会社に仕事を持ち込める立場ではない、と感じている人が多いと見ています。これは読者の声を集めて確かめたことではなく、私の仮説です。

私が見ている理由は、別のところにあります。書けないのは、文章力や企画の才能が足りないからというより、この紙が誰に、どこで読まれるのかを知らないまま書いているからではないか、というものです。

打ち合わせが終わると、担当者はその紙を持って、社長や上司の席に行きます。そして自分の言葉で説明します。そこに、紙を書いた本人はいません。

この記事では、企画書を「担当者が社内でそのまま回せる1枚」と置きます。これは公式の定義ではなく、この記事での見方です。会社や業界によって、企画書や提案書の呼び方も形もまちまちです。

「ちゃんとした企画書」が作れないと、持ち込めない気がする理由

会社員のころに、何十枚もある立派な資料を見たことがある。あるいは、自分は企画書を作る側にいなかった。そういう出来事があると、「あれと同じものは作れない。だから自分には無理だ」と決めてしまう流れが起きやすいと、私は見ています。

ただ、そうした厚い資料は、社内の会議向けに、複数の人が時間をかけて作ったものも多いはずです。個人で仕事を取りに行く場面で、同じ形を目指す必要はありません。

本業の腕があっても、企画書の書き方は別の話で、足りないのは書く順番だけ、ということがあります。順番は習えば身につきます。この記事の後半は、その順番の話です。

企画書は、自分の代わりに社内で話してくれる紙

担当者が上の人に紙を見せたとき、返ってきそうな質問を、私は次の4つと想定しています。

• 「で、何をしてくれるの？」
• 「いくらかかるの？」
• 「なんで今やるの？」
• 「うちじゃなきゃだめなの？」

この4つに紙だけで答えられれば、担当者は紙を指さすだけで済み、話は社内で進みやすくなります。答えられなければ、担当者が自分で考えて答えることになります。担当者が困ると、話はそこで止まりやすいです。仕事を持ち込む側から見ると、止まっている理由は見えません。返事が来ないという形で、あとから分かるだけです。

1枚にする理由（私の見方）

企画書の枚数に正解はありません。根拠のある目安も、私は確認できていません。そのうえで、私は1枚をすすめます。理由は3つです。

• 担当者が持ち歩ける。印刷して机に置くことも、画面で見せることもできる
• メールやチャットで転送しやすい
• 削るほど、何を言いたいのかがはっきりする

詳しい資料を渡したいときは、2枚目以降を「別紙」にしてかまいません。1枚目だけで話が通じる形にしておき、詳しい話は別紙に回す。この分け方なら、丁寧さを諦めなくて済みます。

相手が社内で回せる1枚のテンプレート（6つの欄）

1枚に入れる欄は、先ほどの4つの質問から逆算して6つにしました。これは公的な型ではなく、私のたたき台です。自分の仕事に合わせて直してください。

6つの欄と、それぞれが答える質問

欄	書くこと（分量の目安）	上の人に聞かれる質問	NG例
①いま困っていること	打ち合わせで相手が言った言葉で書く（1〜2行）	「そもそも何が問題なの？」	「業務効率化が課題です」
②なぜ今やるのか	時期の理由。季節、期限、状況の変化（1〜2行）	「なんで今なの？」	「早めの対応が重要です」
③やること	3つまで。名詞ではなく動作で書く（各1行）	「何をしてくれるの？」	「最適なご提案をいたします」
④やらないこと・範囲	今回は含めないものを書く（1〜2行）	「どこまでやってくれるの？」	何も書かない
⑤費用と期間	作業ごとの金額、始まりと終わり、支払い時期（2〜3行）	「いくら？ いつまで？」	「一式 〇〇円」だけ
⑥決めてほしいこと・次の一歩	相手に決めてほしいことと、返事の目安日（1〜2行）	「で、私は何を決めればいい？」	「ご検討ください」

NG例に共通しているのは、誰にでも言える一文だということです。「業務効率化を実現します」は、どの会社の紙に書いても通じる代わりに、この会社の紙としては何も言っていません。上の人が聞きたいのは、この会社の話です。

自己紹介と実績の欄は、このテンプレートに入れていません。入れない理由は、次の章で書きます。

書き例：デザイナーが、取引先の店にチラシの作り直しを持ち込む場合

以下は架空の例です。効果の数字は入れていません。

①いま困っていること 新しいメニューが伝わっていない、と店長から伺いました。いまのチラシは、定番メニューが中心の構成です。

②なぜ今やるのか 来月から新メニューが始まるため、開始前に配れる形にしたいと考えています。

③やること

• 新メニューを一番目立つ位置に置いた、A4チラシの作り直し
• メニュー写真の撮影（新メニュー分のみ）
• 印刷会社への入稿データの作成

④やらないこと・範囲 お店のロゴの変更、既存メニューの写真の撮り直し、配布作業は今回の範囲に入れていません。

⑤費用と期間 デザイン 〇〇円／撮影 〇〇円／入稿データ作成 〇〇円（いずれも架空の伏せ字です）。〇月〇日に着手し、〇月〇日までに納品します。お支払いは納品月の翌月末を想定しています。

⑥決めてほしいこと・次の一歩 進めるかどうかのお返事を、〇月〇日までにいただけますか。進める場合は、撮影日の候補を2つ、こちらから出します。

①は、店長が言った言葉をそのまま使っています。上の人が紙を見たとき、「店長が言っていたことだ」と分かります。担当者が説明する負担も軽くなります。

埋められない欄は、聞きそびれた場所

書いていて、②や⑥が埋まらないことがあります。これは書く力の問題ではなく、打ち合わせで聞いていない、という合図です。

埋められない欄を空けて出すと、担当者が上の人に答えられません。かといって、想像で埋めて断定すると、違っていたときに紙全体の信用が下がります。おすすめは、次の形で（仮）をつけて出すことです。

②（仮）来月の新メニュー開始に間に合わせたいと考えています。違っていたら教えてください。

（仮）と書いてあれば、相手は「ここだけ直せばいい」と分かります。聞きそびれを隠さずに、確認の入口にできます。

自己紹介から書き始めた1枚は、社内で止まる

最初に書く企画書は、こういう並びになりがちだと私は見ています。

1. 弊社について（または、私の実績）
2. サービス内容
3. 料金
4. 最後に、相手の困りごとが1行

担当者がこれを上の人に回すと、上の人は「で、うちの何の話？」と聞きたくなります。担当者は、4番目の1行を探して読み上げるしかありません。紙が自分の代わりに話してくれていないのです。

こうなる流れは、はっきりしています。分かってもらいたい気持ちが先に立ち、自分の説明から話や資料を始めてしまう。私はこれを「説明から入る型」と呼んでいます。何をどの順で聞き、どの順で書くかを習っていないだけで、性格や能力の話ではありません。

抜けるための最小の行動は、1つです。1行目を「〇〇さんが言っていた困りごと」に書き換えるだけで、紙の向きが変わります。

よくある並び（NG）と、回る並び（OK）の対比

	NGの並び	OKの並び
1	会社紹介・自己紹介	困りごと（相手の言葉で）
2	サービス説明	なぜ今やるのか
3	料金	やること（3つまで）
4	困りごと（最後に1行）	やらないこと・範囲
5		費用と期間
6		決めてほしいことと次の一歩

中身がほとんど同じでも、並びを変えるだけで読まれ方が変わると、私は見ています。上の人は、紙の最初の数行で「自分に関係のある話か」を判断するのではないか、というのがその理由です。数字で効果を示せる話ではないので、構造の説明にとどめます。

実績は、最後に1〜2行でいい

実績を足すほど、安心してもらえるように思えます。ところが私は、実績が増えるほど、読む人が自分の会社を重ねる場所がなくなると見ています。自分の話ではなく、他社の話ばかりが並ぶからです。

入れるなら、最後に1〜2行、似た困りごとをどう片づけたかを1件だけ書きます。件数や社名の多さは並べません。

以前、新メニューの告知が伝わらないという飲食店のご相談で、写真を主役にしたチラシに作り直しました。

上の文は書き方の見本です。実際に書くときは、自分が実際に手がけた件を入れてください。実績を細かく見たい人には、別紙を用意すれば足ります。

「分かってもらいたい」が先に立つと、説明が増える

説明が増えるのは、誠実さの表れでもあります。自分の仕事を雑に扱いたくないから、丁寧に書こうとして、気づくと長くなる。その気持ちは悪いものではありません。

ただ、その誠実さを向ける先は、自分の説明を増やすことではなく、相手の言葉で書くことにしたほうが、相手に届きます。説明を減らしたからといって、誠実さが減るわけではありません。

書く前に、打ち合わせで聞いておく4つのこと

企画書の中身は、書く前の打ち合わせでほぼ決まると、私は見ています。書き方に悩んでいるときは、実は聞き方で悩んでいることが多いのではないでしょうか。

聞くのは4つです。

1. いま何に困っているか
2. いつまでに何とかしたいか
3. それを最後に決めるのは誰か
4. どのくらいの費用を考えているか

聞く順番にも意味があります。困りごと、時期、決める人、費用の順です。いきなり予算を聞くと、相手は身構えやすいです。困りごとを聞いて、相手が話しやすくなってから、費用に進みます。

「最後に決める人」を聞いておくと、相手の会社の仕組みを知らなくても、紙がどう読まれるかを想像できます。

そのまま使える聞き方の例文

• 困りごと「いちばん困っているのはどこですか。」
• 時期「いつまでに形にしたいとお考えですか。何かきっかけはありますか。」
• 決める人「この話、最後はどなたが決めますか。その方に見せやすい形でまとめます。」
• 費用「差し支えなければ、どのくらいの費用感を考えているか教えていただけますか。それに合わせて範囲を調整します。」

最後に決める人を聞くときは、「相手のために紙を作るため」と添えると、聞きやすくなります。相手を探っているのではなく、相手が上の人に説明しやすい紙を作るために聞いている、という理由が伝わります。

聞けなかったときの書き方

聞けなかった欄は、（仮）で埋めて出し、確認のひと言を添えます。聞き直すメールは、短くてかまいません。

先日はありがとうございました。お話をもとに1枚にまとめました。 一点だけ、費用の欄は私の想定で書いています（仮）。ご予算の感覚が違っていたら、教えてください。範囲を調整して作り直します。

聞き忘れを詫びる必要はありません。確認を依頼する文面にしておけば、そのまま次の会話のきっかけになります。

費用の欄は、総額だけで終わらせない

費用の欄で多いNGは、「一式 〇〇円」だけの書き方です。上の人に「高い」と言われたとき、担当者は何も返せません。どの部分が高いのかが、紙から読み取れないからです。

OKの例は、作業を2〜4つに分けて金額を書く形です。金額は、実際の見積もりに合わせて入れてください。ここでは伏せ字にしています。

作業	金額
デザイン（A4チラシ1種）	〇〇円
撮影（新メニュー分）	〇〇円
入稿データ作成	〇〇円
合計	〇〇円

「別途お見積り」だけで逃げるのも、おすすめしません。まだ決まっていない部分があるなら、「撮影が3品以上になる場合は、1品につき〇〇円から」のように、幅を示す形で書きます。

税や契約の扱いは、会社や取引によって変わります。ここでは一般的な考え方の説明にとどめます。個別の判断は、税理士や弁護士などの専門家に相談してください。

分けて書くと、削る相談ができるようになる

作業ごとに金額が分かれていれば、担当者が上の人から「もう少し抑えられない？」と言われたとき、「この部分は今回なしにしましょうか」と相談を持ちかけられます。値下げではなく、範囲の調整になります。

総額だけだと、相談できるのは「安くしてください」の一言だけになりがちです。自分の仕事の値打ちを下げずに話を進めたいなら、分けて書いておくほうが、結果的に自分を守れると私は考えています。

期間と、支払いのタイミングも同じ欄に書く

費用と同じ欄に、いつ始めて、いつ終わり、いつ払うかを1行で書きます。

〇月〇日に着手し、〇月〇日に納品。お支払いは納品月の翌月末を想定しています。

支払いの時期を書いておくと、上の人が「お金はいつ出ていくのか」を紙の中で確認できます。聞かれてから答えるより、先に書いたほうが、担当者の手間も減ります。支払い条件の取り決めは契約にもかかわるため、不安があれば専門家に相談してください。

出す前に確かめる点検リスト

出す前に、次の項目を上から確かめます。コピーして使ってください。

• 1行目が、相手の困りごとになっている
• 相手が打ち合わせで言った言葉を、1つ以上使っている
• 「なぜ今か」が書いてある
• やることが3つ以内に収まっている
• やらないこと・範囲を書いた
• 費用が作業ごとに分かれている
• 期間と支払いのタイミングが書いてある
• 次の一歩（返事の目安日、次の打ち合わせの候補日）がある
• 自分の会社や自分の説明が、本文の半分を超えていない
• 専門用語に説明がついている

この点検は、「自分がその場にいない」前提で読み直す作業だと言い換えられます。書いた本人は、頭の中で補いながら読んでしまうので、抜けに気づきにくいです。

担当者になったつもりで、声に出して説明してみる

紙を見ながら、上の人に説明する場面を想像して、声に出してみます。「えっと、これは……」と詰まった欄が、直す場所です。

詰まりやすいのは、②なぜ今と、⑥次の一歩だと私は見ています。どちらも、書き手が分かったつもりで、紙に書いていないことが多い欄です。声に出すと、「なぜ今か」が一言で言えるかどうかがすぐに分かります。

いちばん確実な点検は、担当者に聞くこと

自分で点検するより確実なのは、担当者に聞くことです。出す前か、出すときに、こう聞いてみます。

上の方に見せるなら、どこを直すと通しやすいですか。

これは頭を下げることではありません。相手と一緒に、紙を仕上げる作業です。担当者は、自分の会社の上の人の好みを知っています。その知識を借りるのは、紙を通すための普通の手順だと私は考えています。

出すときのひと言と、今日やること

紙ができても、送るときのひと言で、相手の動きが変わります。「ご検討ください」だけで終えると、相手は何をすればいいか分かりません。次の一歩まで、メールに書きます。

送るときの文面例

〇〇様 先日はありがとうございました。社内で回しやすいように、お話の内容を1枚にまとめました。 直したい箇所があれば、すぐに作り直します。 〇月〇日ごろまでに、進めるかどうかのお考えを教えていただけると助かります。

返事が来ないときは、紙が社内で止まっているだけのこともあります。担当者が忙しい、上の人が不在、といった事情です。こちらの紙の出来が理由とは限りません。断定はできないので、「届いていますか」と責めるのではなく、「直したい箇所はありませんか」と、確認の形で連絡します。

フリーランスの営業の全体の流れは、フリーランスの営業の仕方にまとめています。企画書は、その中の一場面です。

次の1枚から使える、自分用のひな形を残す

6つの欄のテンプレートを、手元に保存しておきます。毎回いちから作ると、時間もかかり、抜けも出ます。

うまく回った1枚が出たら、どの欄が効いたのかを一言メモして残します。「②の時期の理由に、担当者が反応した」といった程度で十分です。何が効いたのかを残すと、次の1枚が楽になります。

今日やること

今日やることは1つです。最近出した企画書か見積書を開いて、1行目を読み返します。相手の困りごとから始まっているか、自分の説明から始まっているかを、確かめてください。自分の説明から始まっていたら、1行目だけ、相手の言葉に書き換えてみます。それだけで、紙の向きは変わります。